NAT heeft nu twee webinars georganiseerd. Live streams vanuit de studio met een vaste camera. In verband met het concentratievermogen van deelnemers houden we een tijdsduur van maximaal 1 uur aan. We werken met Microsoft Teams, waarbij we het beeld schakelen tussen ‘de tafel’ en ‘de gastspreker met presentatie’. Voor binnenkomende vragen en opmerkingen gebruiken we de chatfunctie. De host modereert en publiceert de vragen en onze presentator/gespreksleider (NAT-collega) stelt de vragen aan onze gast(en) tijdens en na afloop van de presentatie. De technische ondersteuning hebben we ingekocht bij een extern bedrijf, omdat goede kwaliteit ons uitgangspunt is. Dit betekent werken met een externe camera en zekerheid van goed geluid. Op deze manier kunnen we het webinar opzetten als een gezamenlijk gesprek aan tafel.
Terugkijken
Hier kun je de aquathermie webinars terugkijken en de presentaties en Q&A bekijken:
Tips
Voor de organisatie van een webinar heb ik een aantal tips:
Vooraf het webinar
- Verstuur een Save the date (6 weken vooraf) met aankondiging en kort programma
- Stel het inhoudelijke programma vast en maak de uitnodiging.
- Verstuur tijdig je uitnodiging voor het webinar en stroomlijn de binnenkomende aanmeldingen.
- Zorg voor een ontvangstbevestiging aan de deelnemers.
- Stem met externe sprekers af wat er van hen verwacht wordt (locatie, tijdstip aanwezigheid, oefensessie, PPT presentatie in huisstijl, thema’s/accenten in presentatie, hulp bij beantwoording Q&A achteraf etc.)
- Stuur een dag van te voren een herinnering aan de deelnemers met de aankondiging dat ze een uur vooraf de link naar het live event krijgen.
- Stuur een uur van te voren de link naar het live event. Kondig aan dat het wordt opgenomen en gepubliceerd.
- Zorg voor goed geluid en camera
- Test paar dagen voor het webinar met alle presentatoren! Heeft iedereen de juiste techniek, op z’n machine. Hoe verloopt zo’n webinar. Kent iedereen z’n rol en werkt dit goed? Wij werken met deze rollen:
- Gespreksleider - in gesprek met de gasten en de vragen uit de chat aan hen voorleggen. Best intensieve dubbelrol, want je moet naast het gesprek de chat in de gaten houden. En ook op de klok letten, zodat het beloofde programma aan de orde komt en je toch op de geplande tijd kunt afsluiten.
- Producer
- publiceren beelden – zorgen voor de wisselingen tussen het beeld van de camera en de presentatie (met ernaast postzegel beeld camera)
- beoordelen en publiceren vragen/opmerkingen uit de chat. De gespreksleider ziet alleen de vragen die worden gepubliceerd.
- tijd bewaken
- Gastsprekers
- Zorg voor 1 goede presentatie, ook als meer mensen presenteren. Dan heb je tijdens de live stream geen gedoe met wisselingen. Begin de presentatie met een dia ‘Het webinar begint om … uur’. Je kunt dan een kwartiertje van te voren de stream aan zetten en deelnemers zien dan dat het zo gaat beginnen. Ze voelen zich welkom.
- Spreek ruim op tijd (uur van te voren) af op de locatie. Er zijn altijd nog dingetjes te regelen: geluidscheck, instellen beeld
- Zorg voor een extra laptop op de locatie, want het zal je gebeuren dat iemand toch niet de juiste rechten heeft om programma’s te mogen draaien.
- Zorg voor opgeladen accu laptop.
- Laat iedereen z’n telefoon op stil zetten.
Tijdens het webinar
- Geniet van het resultaat van alle voorbereidingen. 😊
- Meld de deelnemers dat het webinar wordt opgenomen en wordt gepubliceerd
- Meld dat de vragen via de chat kunnen worden gesteld
- Meld dat de vragen met antwoorden na afloop worden gedeeld met de deelnemers en worden gepubliceerd
- Filter vragen en opmerkingen die via de chat binnenkomen. Publiceer meteen
Na afloop van het webinar
- Bedank je gastsprekers
- Stuur meteen na afloop van het webinar een evaluatieformulier. De kans op reactie is dan het grootst
- Gebruik de feedback uit de evaluatie voor organisatie van een volgend webinar.
- Publiceer de opname z.s.m. op je website/socials
- Beantwoord de vragen uit de chat, deel ze met de deelnemers en publiceer ze.
Heb je vragen? Neem dan contact op met Treja Akkerman.